プライバシーポリシー

個人情報保護に関する規定

学校法人ケイ・インターナショナルスクール及び本法人が運営するケイ・インターナショナルスクール東京及びケイ・インターナショナルプリスクール（以下、本校と総称する）は、個人情報の適法かつ適正な取り扱いについて基本的なことを以下に定め、本校の情報管理について、全ての教職員、ならびに本校で業務を行うスタッフ、従業員などの責任を具体的に示します。

個人の尊重という考えに基づき、本校では個人のプライバシーを尊重しています。関連する法律を遵守し、「2022年改正個人情報保護法」（日本国の個人情報保護委員会）に定められた個人情報の管理を行います。

保護者、スタッフ、その他の学校コミュニティのメンバーには、本校のデータ・プライバシー・ポリシーを読み、同意していただくようお願いします。

1. 個人情報の定義

この規則に表される個人情報とは、生存する個人を特定できるものや、他の情報と関連させることにより個人を特定できるものを指します。これらの紙媒体、あるいはデータでの情報は、以下の個人から集めることがあります。

(1) 現在在籍中の/以前在籍していた生徒
(2) 現在雇用されている/以前雇用されていたスタッフまたその他の従業員
(3) 本校への入学を志願している/以前に志願した生徒
(4) 本校に問い合わせをした方、また本校の情報を聞いた方
(5) 本校に寄付をされている方
(6) (1)~(5)に挙げた人の両親、保護者、家族、親戚、保証人

2. 個人情報取扱事業者の記載

東京都江東区白河1-5-15
学校法人ケイ・インターナショナルスクール
理事長小牧孝子

3. 個人情報の収集と使用

本校では、本校のウェブサイト、入学願書、アンケート、その他本校の活動に伴う一般的なやりとりを通じて、さまざまな方法で個人情報を収集しています。

氏名、ID/パスポートの詳細、生年月日、配偶者の有無、性別、国籍などの個人情報

国籍や民族などの家族情報
学生の健康状態および関連する医療情報
住所、電子メールアドレス、電話番号などの連絡先情報
特別な教育的ニーズ、通っていた学校、学習コース、学習期間、学業成績を含む過去および現在の学業成績
会社名、役職名、勤務先の電話番号、電子メールアドレスなどの雇用情報
銀行情報を含む請求書情報
学校関係者が写っている写真、画像、ビデオ
スタッフの経歴や雇用履歴

個人情報は、適切な教育やリサーチ、緊急時の使用、また本校の運営上必要な場合にのみ収集されます。

個人情報の提供は個人の自由ですが、本校が必要とするだけの情報が得られない場合（十分な情報でない場合）、こちらが提供できるサービスが限定されてしまう恐れがあります。

個人情報は以下の目的にのみ使用されます。

(1) 教育や生徒の安全に関連する様々なサービスを提供するため。
(2) 生徒の入学に関する決定のため
(3) 本校の運営のための費用、例えば学費を管理するため。
(4) 様々な証明書を発行するため。
(5) 様々な書類や指導を提供するため。
(6) 統計を取り、分析するための、リサーチやアンケートを実施するため。
(7) (1)~(6)以外の学校運営に関わる業務を行うため

本校は、個人の同意なしで、上記の(1)～(7)の目的以外のために個人情報を使用することはいたしません。(1)～(7)に変更があった場合、情報が用いられる個人に知らせるか、改訂版を全体に向けて発行します。

本校は決して個人情報を販売することはありません。

4. Management of personal information

The school highly respects personal information and will take appropriate steps to prevent any unlawful access, loss or leakage. If any problem should occur, the school will act promptly to resolve it. This will be based on the idea of respect for personal information and the provisions of the Personal Information Protection Law.

Furthermore, for the purposes listed in (1) to (7) above, the school may entrust personal information to a third party. The school will also supervise the party to confirm that personal information is properly managed.

Access to special care personal information, such as medical history records, is restricted to appropriate employees. By default, employees only have the most basic access to personal information databases and contact information. Higher levels of access are granted only as necessary.

5. Disclosure of personal information to third parties

Personal information will be disclosed to a third party only under the following conditions.

Under the requirements of any law.
Due to the urgent and desperate need to protect a person's life, body, or property.
Due to the urgent and desperate need to improve public welfare or to protect children.
Due to the need to cooperate with a government organization, a local government organization, or to cooperate with a party entrusted by these organizations.
Due to the need to entrust the school's business to a third party in order to achieve the above-listed purposes (1) to (7).
If the person agrees to use his/her personal information for any purpose not listed in (1) to (7) above.

Upon request, the school shares report cards and transcripts with other institutions to assist students in their progression to university or a new school.

The school may also share appropriate personal information to help school operations run safely; for example, information may be provided to bus drivers, parent helpers, medical professionals and extracurricular club organizers.

The school uses a range of software applications to help teachers and students improve learning outcomes. Some basic personal information (e.g. given name/family name, KIST e-mail address, grade, and in rare circumstances, date of birth) may be shared with third-party companies to allow students to access these applications. On occasions, this personal information may be stored by third parties outside of Japan. By consenting to this policy, parents/guardians grant permission to allow the school to create accounts on behalf of enrolled students, when it meets educational objectives. Parents/guardians and students can opt out of individual applications upon request. The school maintains a list of approved applications where personal information may have been provided.

Where personal information is provided to a third party overseas, the school expects the party to comply with data privacy regulations to fall in line with regulations in Japan, and in their location (e.g. COPPA, GDPR).

6. Corrections, deletions, suspension of use and complaints regarding personal information

If a person wishes to correct, delete, suspend the use of or view his/her personal information, he/she should apply to the school's Personal Information Desk as indicated below. To prevent personal information from leaking to a third party, when the school has confirmed that the application was in fact made by that person (or a proper representative of that person), at its discretion, it will take appropriate steps in line with the application.

Complaints regarding the management of personal information should also be made to the Personal Information Desk. If a complaint is received, the school will respond accordingly and promptly.

Personal Information Desk
K. International School Tokyo
1-5-15 Shirakawa, Koto-ku, Tokyo 135-0021
Tel: 03-3642-9993 (English); 03-3642-9992 (Japanese)
E-mail: info@kist.ed.jp

7. Revisions to these regulations

Due to a revision of a related law, a change of social circumstances, etc., these regulations may be reasonably revised. If so, the revision will be listed on the school's website or communicated via e-mail. Continued use of the service after the entry into force of the revised policy will constitute confirmation that the user has read and understood the changes. The school encourages community members to regularly review this policy.

Revised May 2022